全国统一客服热线:13220535006

拟好标题和正文 写好公文文书

时间:2013年01月31日来源:中华励志网作者:kcceo点击: 【字体:

[导读]: 广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等,狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文,要想写好公文文书,应把握重点,拟好标题和正文。

    公文拟稿一般包括:标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等,部分简单的公文可省略其中一些内容,其中标题和正文是写作的重点。
  1. 标题
  公文标题是对文件内容的精确概括,要准确、简要,一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。
  有版头的文件或法规性文件,计划和总结,通知和通报,可省略发文单位,有时或只标以文件种类,如《通知》。
  2. 发文字号
  包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量,便于公文管理,有利备案查找,在引用时,可以作为公文的代号使用。
  例如“审办发(1989)6号”,代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件,“审办发”是审计署(局)办公厅的代字,(1989)是年号,“6”号是发文顺序号。
  几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。
  编号的位置,凡有文件版头的,放在文头名称的下面;凡无文件版头的,放在标题的右侧方。
  3. 主送机关
  主送机关是行文的主要对象,即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。
  对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文,可以主送几个以上机关,凡其下属机关都是主送机关;向上级报告、请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头主送,如需报送另一个上级机关时,可以用抄报的形式,以免责任不明,处理延误。布告、通告、公告等公布性公文,不写主送机关,可在发表或发送时,另附一个通知或公函给主送机关。
  主送机关一般写在正文之前、标题之下,顶格写。
  4. 正文
  正文是公文的主体,请示问题时,要求一文一事,不要一文数事。
  正文的作用是:直接体现党和国家的方针政策,反映文件作者的意图。发文的目的能否实现,主要在正文的书写。因此,正文的写作应该观点鲜明,内容清楚、简洁、通畅,标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。
  正文一般分为开头、中段、结尾三个部分,不同文种的正文结构还有些细微的差别。
  开头要开篇明意,简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文,要引述来文的日期和标题。
  中段是公文主体,要根据办文的目的、国家的有关政策,将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的,可依次表述,或分段写,或用序数表明项目,以资醒目。
  结尾应简洁明晰,向对方提出要求,请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系,写得妥贴得体:上行文,可用“以上报告妥否,请批示”、“以上报告如无不妥,请批转”;平行文,可用“专此函复”、“特此通知”;下行文则常用“希遵照执行”、“ 此复”、“此令”等语。
  5. 发文机关
  发文机关又称落款,应写在正文的下面偏右,与正文保留适当的空格,以便盖章。发文机关应写明全称,以示严肃负责。以机关领导人名义行文时,应冠以职务、身份。
  盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证,应按GB9704-88“国家标准”规范执行,端正、清晰地盖在成文日期上,做到上不压正文,下压成文日期年月日4~7个字,俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文,因使用了规定格式的文件版头,并由机关交通递送,所以不盖印章也同样生效。
  6. 发文日期
  发文日期是以文生效的起始时间,年月日须完整,年份不得略写,如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准;会议通过文件以会议通过日期为准;一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准;法规性以公文的批准日期为准,或公文最后专门规定生效、执行日期,如“本条例自发布之日起施行”。
  发文日期写在公文末尾、发文机关下面,并稍向右错开。
  7. 抄报、抄送
  抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报,平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率,节省人力、物力,必须避免滥抄滥报,但也要防止漏抄漏报,以免工作脱节,影响协调。
  抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观,文尾的报、送单位,印刷单位,印发时间,一般均用两条线段隔开,文件份数印在最后。
  8. 文件版头
  正式公文一般都有统一规格,标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”,下加一条红线,中缀红五星。公布性文件,如公告等通常不用版头。
  9. 公文附件
  附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料,是公文的重要组成部分,但并非每份公文都有附件。
  公文附件应在正文之后,发文机关之前注明附件名称全称和件数,不可略写成“附件如文”或“附件×件”。
  10. 机密等级
  公文内容涉及国家机密时,应根据机密程度,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确,宽了,造成失 密,严了,妨碍工作开展。
  密级的位置,通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同,公文递送方式也不同。
  机密公文还要按份数编号,如“编号000××”或“No.000××”,印在文件版头左上方,以便查对,清退。
  11. 缓急程度
  缓急程度是公文送达和办理时限的要求,有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓急程度是为了引起特别注意,保证公文时效和紧急工作的及时处理。
  缓急程度的书写位置没统一要求,为了醒目,常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出,而是放在标题中的公文种类前面,如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。
  12. 阅读范围
  上级机关对下级发文,根据工作需要和机密程度,有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下,抄报、抄送单位之上偏左的位置,并加括号,如“(此件发至县、团级)”。
  行政性、事务性的非机密公文,向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。
(作者:文老师 编辑:kcceo)
文章热词:公文 写作 技巧 标题 征文

上一篇:把握特点和技巧 轻松写好公文函

下一篇:没有了

网友评论
写作技巧