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抓住五要素 写出精彩汇报材料

时间:2013年03月05日来源:应用文写作作者:kcceo点击: 【字体:

[导读]: 起草汇报材料要尽可能地掌握上级领导的语言风格或思维特点,增强针对性,力求使汇报材料更贴近他们的语言风格或思维特点。

    工作汇报材料,是指一个地区、一个部门、一个单位的负责人在一些比较正规的场合向上级领导或机关进行工作汇报时所用的文稿。除口头汇报外,向上级领导汇报工作,一般都要准备汇报材料,工作汇报的好坏,直接反映出汇报人的思想水平和工作能力,关系到能否赢得上级领导或机关对有关工作的认可和支持,那么怎样才能写好汇报材料呢,应注意和把握哪些问题?
  一、汇报要有的放矢。
  各项检查和调研都有其针对性,上级领导到所属单位调研或检查指导工作,一般会事前打招呼,会提出要听取某项工作或全面工作情况汇报,有时还会提出具体要求。这就在一定程度上决定了汇报材料“写什么、怎么写”的问题,如果是多部门多项目联合检查,就不能遗漏任何一个单位和项目的汇报(某年在综合目标管理考核时,某镇就因为没有汇报旅游等项目而损失不小)。明确了这一点,就能有的放矢,少走或不走弯路,在构思上,要做到“三个围绕”。
  一要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。
  上级领导听取下级工作汇报,总有一定的目的性,对于听什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报等都有明确要求,因此,撰写汇报材料必须紧紧围绕上级领导听汇报的意图和要求来准备,抓住领导意图的方法,一是直接和领导联系、请示,二是通过领导身边的工作人员了解。
  二要围绕上级领导的关注点、兴奋点来写。
  如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求,是不是就无法准备汇报材料呢?当然不是,一个有效的做法,就是紧紧抓住上级领导的关注点、兴奋点来起草汇报材料。这就要求在起草汇报材料前,认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么,进而把握其关注点、兴奋点,搞清“最想听什么”这个基本问题,并以此准备材料。了解方法:一是通过领导身边的工作人员了解。二是通过广播电视和报纸了解。三是通过相关会议了解。
  三要围绕上级领导的语言风格、思维特点来写。
  这是更高的要求,操作起来也比较难,如果对上级领导的语言风格或思维特点了解不多,把握起来就比较困难。比如,有的领导注重思想性,要求有理性分析;有的领导强调实在性,要求用事实或数字说话;有的领导喜欢用排比句,讲究句式的整齐、对仗;有的领导则不刻意追求语言的形式美,要求语言平实、自然,把意思表达清楚即可;有的领导爱用脍炙人口的名言警句,有的领导喜欢生动活泼的群众语言;有的领导喜欢开门见山、一针见血,有的领导则喜欢旁敲侧击、娓娓道来,等等。所以,起草汇报材料要尽可能地掌握上级领导的语言风格或思维特点,增强针对性,力求使汇报材料更贴近他们的语言风格或思维特点。
  二、汇报要重点突出。
  起草汇报材料,必须抓主要矛盾,突出工作重点。1958年1月,在南宁会议期间,李锐和林一山两个人被要求一起向毛泽东等中央领导同志汇报关于三峡工程建设问题的意见。当时,担任长江水利委员会主任的林一山,是三峡工程的“上马派”,担任水电部副部长的李锐是“反对派”。听汇报的有毛泽东、刘少奇、周恩来、朱德等26名高级领导人。这无疑是一个十分重要的汇报,两人都做了认真准备。林一山先汇报,讲了两个多小时,内容很多,难免漫无边际。李锐汇报不到半小时,重点突出,要言不烦,反而让听者印象深刻。
  两人汇报完后,虽然听者的倾向已基本形成,但对这样一个重大问题,毛泽东没有轻易作出决断,而是说:“再给三天时间,你们两人各写一篇材料交来。”第三天,两人交了卷,林一山写了两万字,李锐写了八千字。到第三天晚上开会的时候,毛泽东充分肯定了李锐的材料意思清楚,重点突出,论点可以服人,还对与会人员说:“我们要有这样的秀才。”那么,在起草汇报材料过程中,如何突出重点呢?首先要明确什么是重点。
  一般说,凡是能反映事物本质,具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。具体地说,应从以下几个方面把握:如果汇报时间跨度长、成绩比较突出的工作,那么汇报的重点就是工作成绩、工作成效;如果各地、各单位都是这样抓的、都取得了明显成绩,那么汇报的重点应是在抓这项工作中不同于别人的做法、工作中的特色亮点;如果是上级特别关心、本单位也的确抓出了成绩的工作,那么从中提炼的经验启示或深层次的思考就是汇报的重点;如果是刚布置不久的一项工作,那么下步开展工作的思路和具体打算就是汇报的重点;如果是本单位还没有完全铺开或没有做好的工作,那么汇报应把重点放在讲清工作未开展起来或开展不好的主客观因素上来。
  三、汇报要展现特色。
  什么是特色?特色就是“人无我有,人有我优,人优我精”的优势。亮点就是工作闪光点,就是突出的成绩。听汇报的领导总是喜欢听有内容、有特色、闪亮点的工作汇报,不喜欢听毫无特点、平淡乏味、“一般化”的汇报。
  那么,怎样才能抓住特色亮点呢?我认为:一是要把最鲜亮、最感人的内容放到最前边,放到最显眼的位置上,越是有特色、闪亮点的工作越要浓墨重彩,集中反映,使之成为整个材料的重头戏,而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报,或一笔带过,点到为止。二是要把闪光亮点、最有特色的做法、制度、措施等说清说透,把最得意、最主要的工作成绩尽量展现出来,把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来,给人以深刻的启迪。三是要把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容,作为出彩的地方努力把它写实、写好、写到位。
  四、汇报要有思想深度。
  1956年2月至4月,毛泽东同志连续40多天听取国务院有关部门的工作汇报。他在听取时任国务院第三办公室主任薄一波以及几个副主任的工作汇报后,称赞他们的汇报有议论、有分析、有深度,比较生动活泼,给人留下深刻的印象。某省委主要领导同志向毛泽东汇报工作,只讲了一些材料和数字,没有讲自己的观点,毛泽东委婉地批评道:“只谈情况,不谈观点,是开材料仓库。人的头脑是加工厂,没有材料不行,有了材料要经过加工,要产生观点,用观点统帅材料。”起草汇报材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程,而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。汇报材料的思想性,体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。毛泽东同志曾在谈怎样汇报工作时说过,汇报工作是要适当发议论的。
  我理解,“发议论”就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼,更清晰、更系统、更全面地说明情况,从而让上级领导了解事情的真相和来龙去脉,并从事实背后找出本质问题,上升到理论高度,得出规律性的结论。那么,怎样在汇报材料中体现出思想性呢?我认为,主要把握三点:一是要善于理性分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于综合概括。
  五、汇报要层次分明。
  汇报材料一般包括工作开展情况、做法成效、经验启示、存在的问题与不足、今后打算等内容。在结构上脉络要十分清晰,线条要单一,层次不要过多。汇报材料主要是说给人听的,这就要求汇报语言要实在、简明,要客观、翔实,有血有肉,有鲜活的东西,不能老是干巴巴的,就几个观点、几根筋,该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话,该量化的就要量化。需要虚化时也得“虚”,该归纳的就要归纳,该概括的就要概括。
(作者:王老师 编辑:kcceo)

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